Tugas
Sistem Informasi Akuntansi II
Kelompok
10 :
1. Muhammad
Arif Wijaya ( 22.2014.008
)
2. Eka
Brama Yuda (
22.2014.014 )
3. Yogi
Prasetyo (
22.2014.021 )
4. Hary
Firmansyah (
22.2014.044 )
IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI DAN
PENGENDALIAN
Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan
penuh perhitungan, tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanpa hambatan
yang berarti. Oleh karena itu penundaan
dan permasalahan yang terkait dengan implementasi adalah sesuatu yang rutin
terjadi. Sebagai contoh, sebuah rencana
desain mungkin membutuhkan instalasi sebuah sistem komputer baru. Jika pengiriman sistem baru tersebut
terlambat melebihi waktu pengiriman yang telah ditentukan dalam rencana umum,
maka seluruh implementasi proyek dapat tertunda.
Tiga
langkah utama implementasi sistem :
1.
Menetapkan rencana dan pengendalian
2.
Pelaksanaan aktivitas seperti yang
telah direncanakan
3.
Menindaklanjuti dan mengevaluasi
sistem yang baru
MEMBUAT RENCANA DAN PENGENDALIAN
UNTUK IMPLEMENTASI
Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi
sistem. Dalam upaya mengelola
implementasi proyek yang baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang tersusun
dengan baik untuk dikembangkan. Tiga
komponen utama :
1.
Menguraikan proyek kedalam berbagai
tahapan
2.
Anggaran khusus yang dapat
diaplikasikan disetiap tahap
3.
Waktu pelaksanaan tertentu yang
dapat pula diaplikasikan disetiap tahap proyek
Gantt chart yaitu menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama
pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagram ini menunjukkan baik waktu aktual
maupun yang direncanakan untuk suatu aktivitas tertentu. Diagram ini masih sangat terbatas karena ia
tidak mampu menunjukkan hubungan antar berbagai aktivitas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan
urutan aktivitas yang harus dilakukan.
Diagram jaringan yaitu menggambarkan urutan aktivitas-aktivitas yang harus
dilakukan. Pendekatan diagram jaringan
kerja dapat dikembangkan dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk setiap
aktivitas. Berdasar perkiraan tersebut,
dengan menggunakan program evaluation dan review technique (PERT) dan critical
path methode (CPM), akan dapat diketahui estimasi jalur kritis sebuah proyek.
Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang penting atau kritis dalam
sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktivitas-aktivitas tersebut tertunda,
seluruh proyek akan tertunda.
MELAKUKAN AKTIVITAS IMPLEMENTASI
Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini
antara lain menyeleksi dan melatih personel, memasang perlengkapan baru
komputer dan detail desain sistem, menulis dan menguji program-program
komputer, mengembangkan standart, dokumentasi dan konversi file.
Pelatihan Karyawan
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan
rekruitmen dan pelatihan bagi karyawan baru.
Sementara para karyawan yang sudah adapun harus diajari bagaimana
bekerja dengan format laporan dan prosedur yang baru. Dalam banyak kasus ditemukan lebih baik untuk
melatih kembali kayawan yang ada saat
ini. Ada beberapa alasan yang mendukung
hal ini :
1.
Biaya perekrutan yang terkait dengan
memekerjakan karyawan baru sedapat mungkin dihindari
2.
Para karyawan yang ada saat ini
sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi perusahaan
3.
Moral para karyawan sering kali
meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi
karyawan yang ada saat ini
Mendapatkan dan Memasang
Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan computer baru kadang kala merupakan
suatu tugas yang bersifat monumental. Untuk memasang suatu perlengkapan yang
cukup mahal, pemanufaktur computer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya
untuk membantu instalasi system atau jaringan computer baru. Namun demikian,
masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama, fasilitas pendukung yang
memadai harus tersedia. Kebanyakan komputer – computer besar menuntut
lingkungan yang terkontrol dengan baik yang mampu menjaga kelembaban dan suhu
dalam rentang tertentu. Instalasi ini menuntut pula ruangan dengan lantai
khusus yang memungkinkan jaringan besar kabel dapat terpasang dengan baik dan
teratur. Persyaratan lainnya yang sering ditemui adalah ukuran keamanan khusus,
seperti sistem pemadam kebakaran khusus, system monitor video, atau kunci pintu
khusus.
Rincian Desain Sistem
Selama tahap implementsi, sering kali perlu untuk melakukan
beberapa kerja desain tambahan. Bukanlah
suatu hal yang aneh bila dalam tahap implementasi muncul beberapa bagian
rencana desain yang tidak bekerja sebagaiman mestinya, oleh karena itu kerap
kali perlu untuk melakukan penyesuaian akhir pada rencana sistem. Jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya
ke sistem komputer baru, maka program-program yang sudah ada saat ini perlu
diubah sehingga mereka dapat mengopersikan sistem baru. Program-program komputer haruslah diuji
dengan seksama sebelum dioperasikan.
Cara paling baik menguji program-program komputer adalah dengan mengujinya
dalam pemrosesan data.
Akhirnya, seluruh program komputer harus didokumentsikan
dengan memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi beragam jenis
komentar ( yang terkait dengan program) yang menjelaskan berbagai sekmen kode
program. Dokumentasi eksternal harus
tertulis, baik dari sudut pandang programer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat digunakan oleh
programer yang berbeda ditahun-tahun yang akan datang bilamana bermaksud
memodifikasi program tersebut.
Program-progam yang tidak memiliki dokumentasi yang memadai akan menjadi
tidak berharga ketika programer yang menuliskannya pergi meninggalkan
perusahaan.
Selain menguji program secara individu, penting juga untuk
menguji progaram-program terkait yang ada dalam satu kelompok. Sebagai contoh sebuah sistem mungkin memiliki
empat program yang mengakses file data yang sama. Keempat program tersebut harus diuji
bersama-sama. Jenis pengujian ini akan
mampu mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada. Ketika suatu program membuat kesalahan asumsi
yang berkaitan dengan tugas yang dilakukan oleh program yang lainnya.
Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi
yang baik dapat memberikan manfaat seperti :
1.
Melatih karyawan baru
2.
Menyediakan bagi para programer dan
analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan
modifikasi aktivitas dimasa yang akan datang
3.
Menyediakan bagi para auditor
beragam informasi untuk melakukan evaluasi pengendalian internal
4.
Membantu memastikan bahwa
spesifikasi desain sistem telah terpenuhi
Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah
konversi data. File-file yang disimpan
secara manual harus dikonversi dalam format komputer. Proses konversi dapat menjadi proses yang
mahal dan makan waktu, terutama dalam kasus mengonversi file manual kedalam
file komputer. Perlu untuk menyaring
data setelah memasukkan informasi kedalam komputer karena sering terjadi
kesalahan dalam proses input data
Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem
tersebut harus telah diuji secara cermat secara keseluruhan. Tiga pendekatan dasar untuk menguji sistem
tersebut :
1. Pendekatan langsung
2. Operasi paralel
3. Konversi modular
4. Pendekatan langsung adalah proses
berpindah kesistem yang baru dan meninggalkan sistem yang lama pada suatu waktu
tertentu. Pendekatan ini memiliki
kelemahan yaitu kemungkinan terjadinya masalah dalam sistem akibat adanya
perbedaan dalam operasi aktual perusahaan.
Operasi paralel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang lama
secara simultan. Seluruh transaksi
diproses dikedua sistem, kemudian hasil yang diperoleh dari masing-masing
sistem dibandingkan. Perbedaan hasil
dari kedua sistem mengindikasikan adanya masalah dalam sistem yang baru. Operasi paralel memiliki keunggulan sebagai
pendekatan yang paling aman namun ia sangat mahal dan mungkin tidak efektif
biaya. Konvensi modular adalah
proses pengujian bertahap disetiap sekmen dalam sistem baru.
Mengevaluasi Sistem Baru
Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti
segala sesuatunya telah selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus
dikerjakan. Proses tindak lanjut
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang
direncanakan. Banyak pendekatan dalam
proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti observasi, kuisioner, pengukuran
kinerja, dan uji banding. Singkatnya,
dalam setiap impelmentasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh
karena itu perlu tindak lanjut yang memadai
MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI
PROYEK SISTEM
Manajemen proyek berhubungan dengan analisis detail, desain,
pemrograman, pengujian, implementasi, operasi dan perawatan proyek.
Seleksi Proyek
Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber
daya pengembangan proyek harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu
memberikan manfaat terbesar bagi organisasi.
Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah
atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif
pengguna dalam proses seleksi. Perkiraan
return on investment (ROI) atau
pengembalian atas investasi yang dilakukan sering merupakan kriteria pemilihan
yang penting. Sekali sebuah proyek
disetujui untuk dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk mulai
bekerja.
Tim Proyek
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek
sistem. Salah satu tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan
membentuk sebuah tim proyek yang sesuai.
Tanggung Jawab Pimpinan Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite
pengarah dalam hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Anggota-anggota tim proyek terdiri dari
pimpinan proyek, analisis, dan programer dari departemen sistem informasi serta
satu atau lebih partisipan yang berasal dari unit-unit dalam organisasi yang
menjadi target proyek. Pimpinan proyek
harus tetap menjaga kontak dengan manajer departemen pengguna utama yang
memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut.
Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi-teknisi
dengan keahlian khusus. Tanggung jawab
utama pimpinan proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan mengawasi
proyek. Perencanaan meliputi penguraian
proyek dan pengalokasian sumberdaya.
Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan-kegiatan proyek sesuai
rencana yang telah disusun, pengaturan aktivitas secara krologis, serta rincian
tanggung jawab bagi setiap anggota proyek.
Pengaturan jadwal proyek biasanya dikejakan dengan menggunakan bantuan
gantt chart atau network chart sepert PERT CHART. Pengawasan proyek meliputi pelaporan waktu
dan kemajuan proyek dan juga pelaporan status proyek secara berkala pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi.
Sistem akuntansi proyek adalah salah satu alat yang digunakan oleh
pimpinan proyek untuk mengetahui tanggung jawabnya atas pengawasan proyek yang
dipimpinnya.
Ketidakpastian Proyek
Permalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah
ketidakpastian yang berkaitan dengan ketidakpastian proyek. Para pengguna sering kali tidak menyadari
bahwa permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi, dan pada
kenyataannya para pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka
gunakan berkaitan dengan tanggung jawab pengambilan keputusan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh
ketidakpastian, mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap
bagian setiap proyek, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah
ditentukan dan pada biaya yang dapat diterima.
MENGURAIKAN PROYEK MENJADI TUGAS DAN
TAHAPAN
Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan
efektif, dibutuhkan uraian (break-down)
tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan agar
mudah untuk dikendalikan dan dipahami oleh siapa saja. Filosofi yang dapat digunakan sebagai pedoman
adalah mendesain dengan pendekatan atas-bawah yang diikuti dengan
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.
Prinsip dasar operasionalnya adalah setiap tugas atau tahapan tertentu
harus menyediakan sebuah deliverable
hingga proyek tersebut diselesaikan.
Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan
pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya.
Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu
hal yang sulit karena adanya ketidak pastian dalam pengembangan sistem. Estimasi yang buruk akan membatasi
efektifitas teknik-teknik menejemen proyek yang digunakan akurasi. Estimasi penyelesaian proyek tergantung pada
pengalaman manajemen proyek terdahulu namun demikian, estimasi tidak selalu
tepat. Sikap yang tepat dalam
mengestimasi waktu adalah menerima apapun hasil estimasinya dan mempersiapkan
diri untuk sering merevisi sementara proyek tersebut berjalan.
Teknik-Teknik Pengukuran Kerja
Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak,
yang berarti itu tidak ada perhitungan resmi yang digunakan. “Tebakan estimasi” didasarkan pada pengalaman
terdahulu dalam proyek atau tugas sejenis.
Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar yaitu :
1. Identifikasi tugas yang akan
diestimasi
2. Untuk tiap tugas, diestimasi total
ukuran atau volume estimasi kedalam waktu estimasi dengan tepat dan sesuai
kebutuhan
3. Mengonversi ukuran atau volume
estimasi kedalam waktu estimasi dengan mengalikannya (ukuran atau volume
estimasi tadi) dengan standart atau tingkat estimasi pemrosesan
4. Menyesuaikan tingkat estimasi
pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan-pertimbangan tertentu seperti waktu
menganggur (idle time), komleksitas
tugas, atau tingkat kecanggihan tugas.
Akurasi Estimasi
Beberapa poin yang terkait denga proses estimasi, yang
pertama adalah “estimasi adalah tetap estimasi”. Poin yang ke dua adalah
akurasi estimasi akan meningkat seiring proyek tersebut memberikan hasil dari
aktivitas yang dilakukan. Estimasi yang dibuat pada tahap awal sebuah proyek
biasanya dapat diperkirakan sedikit tidak akurat, walaupun estimasi tersebut
telah dipersiapkan dengan baik. Kemudian direvisi seiring hasil yang didapat
dari proyek tersebut melalui aktivitas yang dilakukanya, yaitu menyisakan yang
ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasar semua yang telah diselesaikan dan
yang berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih dikendalikan. Alasan yang
sering digunakan untuk mendukung tindakan estimasi rendah ( under estimation ) mengesampingkan
faktor pengukuran kinerja kerja, adalah hasrat alami untuk dianggap mampu,
mengerjakan tugas dengan lebih efisien oleh atasan atau orang lain. Output
sehari seseorang mungkin merupakan output per minggu orang lain. Hal inilah
yang menjadi alasan pengukuran dasar kerja harus disesuaikan dengan faktor yang
mendukung kemampuan relatif tiap-tiap orang atau kelompok yang berbeda.
Strategi terbaik adalah senantiasa merevisi estimasi secara berkala berdasarkan
kondisi aktual yang terjadi.
Akuntansi Proyek
Pengendalian atau pengawasan proyek
ditetapkan dengan menentukan serangkaian tujuan yang dapat diukur untuk setiap
tahap dan tugas dalam keseluruhan proyek, membandingkan laporan kinerja aktual
dengan tujuan tersebut, dan mengevaluasi setiap penyimpangan signifikan yang
terjadi terhadap rencana proyek yang telah disusun.
Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek
merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang didalamnya biaya-biaya ditetapkan
pada proyek-proyek individual seiring proses pengembangan proyek. Hal ini
berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu menelusuri dan memantau
biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek dan memberikan laporan ringkas
biaya pada saat proyek selesai. Data historis biaya dari proyek-proyek
terdahulu merupakan sumber informasi penting yang dapat digunakan untuk
mengestimasi komponen waaktu dan biaya proyek baru.
Tingkat Rincian
Jika terlalu banyak detail yang
dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan
sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya orang-orang yang terlibat dalam
proyek akan bersikap antagonis dengan data yang dibutuhkan. Sebaliknya, jika
terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan bersifat ambigu.
PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA
SISTEM INFORMASI NON FINANSIAL
Sejumlah faktor yang terkait dengan
sistem informasi merupakan hal penting bagi management dari sisi pengawasan,
namun tidak dapat diukur dengan satuan moneter. Hal ini termasuk ukuran kinerja
untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan personel. Pengukuran kinerja perangkat
keras meliputi utilasi sistem, sytem downtime, dan responsivitas sistem.
Statistik utilasi merupakan hal yang sangat penting karena iya mengindikasikan
adanya sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Dan laporan
statistik utilasi pada berbagai waktu ( dalam satu hari ) dpat membantu pihak
management untuk mengatur jadwal. Downtime adalah persentase waktu
yang dapat digunakan oleh mesin. Sederhananya downtime adalah laporan total
jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam suatu bulan. Dan rata-rata waktu
antara kegagalan dan rata-rata waktu untuk memperbaiki sistem juga termasuk di
dalam laporan tersebut. Sebuah sistem yang terlalu banyak mengalami downtime
dapat menyebabkan banyak masalah serius termasuk kerugian bisnis. Faktor
penting non kuantitatif lainnya adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan
paling baik adalah melakukan survei sistem terhadap pengguna dengan mengajukan
sejummlah pertanyaan yang berkaitan dengan kemudahan penggunaan, fungsionalitas
dan pemudahan pengguna untuk mengakses sistem. Kinerja perangkat lunak harus
senantiasa dimonitor karena lingkungan senantiasa berubah, yang dapat mengubah
kepuasan pengguna. Terakhir, melakukan pengendalian yang terkat dengan para
personil. Jenis laporan yang dibutuhkan:
1.
Laporan kinerja sepesialis entri
data. Laporan ini meliputi beberapa laporan statistik seperti jumlah data yang
dimasukan per jamnya atau jumlah record data yang dimasukkan per jamnya.
2.
Laporan yang mengefaluasi efisiensi
para operator sistem. Laporan ini meliputi beberapa laporan statistik yang
terkait dengan beberapa faktor seperti lama waktu yang diperlukan untuk
memproses sebuah pita data atau efektifitas mengoperasikan pekerjaan yang telah
dijadwalkan dengan tepat waktu.
3.
Laporan-laporan yang terkait dengan
mengefisiensi personel yang memperbaiki perangkat keras. Laporan tersebut
meliputi beberapa laporan statistik tentang jumlah pekerjaan perbaikan dan
rata-rata lama waktu yang dibutuhkan, yang terurai dalam beberapa kategori
perbaikan.
Auditing Sistem Informasi
Fokus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu
sendiri dan validitas serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat akuntandalam proses audit sistem
cenderung berfokus pada pengendalian internal.
Pendekatan umum nya adalah pertama-tama berusahalah mendapatkan
deskripsi rinci sistem pengendalian internal, biasanya dengan menggunakan
kuesioner pengendalian internal.
Kemudian auditor akan melakukan pengujian kelayakan.
Memelihara Dan Memodifikasi Sistem
Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin
untuk dapat memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan informasipun
membutuhkan perubahan. Akhirnya, hampir
semua program komputer mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang
mungkin tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul-betul mulai
beroperasi. Perangkat lunak ini, setelah
dimodifikasi, harus dikaji ulang secara cermat dan kemudian dipasang oleh
seseorang yang independem. Seluruh
modifikasi sistem tersebut harus secara cermat pula didokumentasikan. Dokumentasi ini harus meliputi alasan
dilakukannya perubahan, perubahan yang dilakukan, dan orang yang menyetujui
perubahan. Hal ini berarti dokumentasi
manual pengguna dan pemrograman sistem harus pula diperbarui.
KESIMPULAN
Hal penting untuk sukses implementasi sistem adalah
kebutuhan untuk menetapkan sebuah rencana implementasi sistem. Rencana ini harus meliputi jadwal waktu yang
terperinci dan anggaran yang menunjukkan keseluruhan aktivitas kunci dalam
rencana implementasi. Rencana
implementasi harus dimonitor secara berkelanjutan, dan setiap perbedaan yang
muncul dan berkaitan dengan jadwal waktu atau anggaran harus segera dilaporkan.
Banyak aktivitas implementsi yang diperlukan, meliputi
pelatihan personel, persiapan fisik, desain rinci sistem, pengujian program,
standart pemrograman, dokumentansi, konversi file. Selanjutnya, sistem yang diimplementasikan
harus dievaluasi demi tujuan pengendalian berkelanjutan.
Konsep-konsep kkunci dalam manajemen proyek sistem meliputi
penetapan sebuah tim proyek, membagi tanggungjawab (dan tugas), membagi proyek
kedalam tahap-tahapan, menentukan jadwal waktu, dan melakukan proses akuntansi
terhadap biaya proyek dan kesesuaian dengan waktu jadwal yang telah ditentukan
sebelumnya. Kemudian secara bersama-sama
langkah-langkah tersebut berjalan untuk memastikan bahwa keseluruhan upaya
pengembangan menghasilkan sistem yang efektif biaya dan memenuhi kebutuhan organisasi. Sejumlah faktor terkait dengan informasi
merupakan faktor-faktor penting bagi manajemen dilihat dari sisi pengendalian,
namun faktor-faktor tersebut tidak diukur dalam satuan moneter. Faktor-faktor tersebut meliputi pengukuran
kinerja perangkat keras, perangkat lunak dan personel. Untuk hal itulah prosedur-prosedur formal
harus dikembangkan untuk memelihara dan memodifikasi sistem yang telah ada saat
ini.